Egy zsúfolt irodai polcon sok, egymáshoz hasonló iratrendező állhat. Ha minden mappa azonos színű, és csak apró gerinccímkék különböztetik meg őket, egy dokumentum megtalálása a kelleténél több időt vehet igénybe.
A színkódolás egyszerű módszer arra, hogy már messziről felismerd a különböző dokumentumcsoportokat. Nem helyettesíti a pontos feliratozást, de kiegészítheti azt, és gyorsabbá teheti a tájékozódást.
Rendelj színt a fő kategóriákhoz
Elsőként válaszd ki az iroda legfontosabb dokumentumcsoportjait. A pénzügyi iratok lehetnek például kékek, az értékesítési anyagok pirosak, a beszerzési dokumentumok zöldek, a munkavállalói iratok pedig szürkék.
Olyan színeket használj, amelyek jól megkülönböztethetők egymástól. A világoskék és a sötétkék külön kategóriaként könnyen összekeverhető, különösen gyengébb megvilágítás mellett.
Négy-hat fő szín általában elegendő lehet. Ha túl sok árnyalatot vezetsz be, a rendszer elveszítheti az egyszerűségét.
Az Irodaplus webáruház iratlefűző mappa kínálatában klasszikus és élénkebb színű iratrendezőket is találhatsz. Egyes termékcsaládok több színváltozatban készülnek, így egységes, mégis jól elkülöníthető rendszert állíthatsz össze.
A szín mellett mindig használj feliratot
A munkatársak nem feltétlenül jegyzik meg azonnal, melyik szín mit jelent. Emellett színlátási nehézségek is befolyásolhatják a rendszer használhatóságát. Ezért minden mappa gerincén egyértelmű szöveges megjelölésnek is szerepelnie kell.
A címkén tüntesd fel a kategóriát, az időszakot és szükség esetén a sorszámot. Például:
„Bejövő számlák – 2026 – 01.”
„Beszerzések – 2026 – II. negyedév.”
„Ügyfélszerződések – A–F.”
Ezzel a szín csak az első tájékozódási pont lesz, a felirat pedig pontosan azonosítja a tartalmat.
Alkalmazz következetes sorrendet
A mappákat helyezd logikus sorrendbe. Használhatsz időrendet, betűrendet, projektszámot vagy szervezeti egység szerinti elrendezést.
Ha például a számlákat havi bontásban tárolod, a mappák januártól decemberig kövessék egymást. Ha ügyfélnevek szerint rendszerezel, a gerincen jól láthatóan tüntesd fel az adott betűtartományt.
A polcokon hagyj némi szabad helyet. A túl szorosan elhelyezett iratrendezőket nehéz kihúzni, a borításuk és a gerincük pedig gyorsabban sérülhet.
Készíts rövid rendszerezési szabályzatot
Több munkatársat foglalkoztató irodában írd le egyetlen oldalon, mit jelentenek a színek, milyen elnevezést kell használni, és hová kerülnek az új iratok.
A szabályzatnak nem kell bonyolultnak lennie. A cél az, hogy egy új kolléga is gyorsan megértse a rendszert. Helyezd el a dokumentumkezelő szekrény közelében, vagy tedd elérhetővé a vállalati belső rendszerben.
Időnként vizsgáld felül
Egy vállalkozás dokumentumkezelési igénye változhat. Új részleg indulhat, megszűnhet egy korábbi dokumentumtípus, vagy több mappára lehet szükség egy gyorsan növekvő területen.
Évente legalább egyszer ellenőrizd, hogy a színkódolás továbbra is logikus-e. A szükségtelenné vált kategóriákat vezesd ki, az újakat pedig úgy illeszd be, hogy ne bontsák meg a rendszer következetességét.
Egy jól kialakított színkódolt rendszer néhány másodperccel rövidítheti le az egyes kereséseket. Ez apróságnak tűnhet, de sok munkatárs és napi több dokumentum esetén jelentős időmegtakarítássá válhat.
